Llevar la contabilidad

Activar la contabilidad

En Contabilidad, elige la empresa y completa el primer mes que llevarás en Pro DTE, el régimen tributario (Pro Pyme general, Pro Pyme transparente, General semi integrado, renta presunta o sin fines de lucro) y la tasa de PPM. La contabilidad parte con un plan de cuentas para pymes que después ajustas en Plan de cuentas. La activa el administrador o el contador de la cuenta.

En La paga eliges qué cuenta la paga: la de la empresa, sumada a su plan (0,70 UF + IVA al mes la primera empresa y 0,35 UF + IVA cada adicional), o la de tu estudio, si tiene el Plan Contador. Cada empresa se cobra a una sola cuenta, desde el pago siguiente y sin prorrateo (ver Precios).

• Pro DTE lee el SII con el certificado digital de la empresa, el que se sube en Configuración. No pide la clave tributaria, y la empresa no necesita emitir con Pro DTE.
• Pasar el pago a… cambia la cuenta que paga una empresa ya activa.
• Desactivar la contabilidad deja de leer el SII en el acto y de cobrarse desde el pago siguiente. Los libros se conservan y se siguen consultando; para registrar de nuevo, Reactivar.

El Registro de Compras y Ventas

Pro DTE lee el registro de cada empresa una vez al día. Hasta el día 20 lee también el mes anterior, que puede cambiar mientras no venza su F29. Leer del SII lo lee en el momento.

• Cada compra trae su estado en el SII. Las registradas entran a la contabilidad y al F29; las pendientes, las que no se incluyen y las reclamadas, no.
• Cada compra va a la cuenta de su proveedor. Al elegir la cuenta de una compra se crea la regla del proveedor, y sus compras sin cuenta toman la misma. Las que no tienen regla quedan Por clasificar; las de activo fijo van aparte.
• Cuadratura con Pro DTE compara el registro con lo emitido y recibido en Pro DTE: lo que está en el SII y no en Pro DTE, lo que está en Pro DTE y no en el registro, y lo que tiene otro monto. Las boletas se comparan por su resumen del mes.

El borrador del F29

En F29, cada línea del formulario lleva su código, su monto y los documentos de los que sale: débitos de facturas, boletas y notas; créditos de facturas, con el uso común proporcional y el activo fijo; importaciones; retenciones de IVA de las facturas de compra; remanente y PPM con la tasa de la empresa. El remanente del mes anterior (código 504) sale de los libros, o lo escribes.

Pro DTE no presenta el F29: revísalo contra la propuesta del SII y declara en el SII. Todavía no incluye la retención de las boletas de honorarios recibidas, los impuestos adicionales como el ILA ni el IVA que te retienen en las ventas: súmalos al declarar.

Si el día 15 el mes sigue abierto, Pro DTE avisa por correo a los administradores y contadores de la cuenta, con la fecha de vencimiento del formulario.

Asientos y cierre del mes

• Armar centralizaciones deja en borrador las de ventas, compras e IVA del mes. Si el registro cambia, vuelve a armarlas: las que siguen en borrador se rehacen y las contabilizadas no se tocan.
• Asiento manual: fecha, tipo, glosa y líneas con su cuenta, debe y haber, y el RUT si la cuenta lleva auxiliar. Las líneas se pueden cargar desde una planilla CSV de Excel con las columnas cuenta, debe, haber, RUT y detalle. Para partir con los saldos de tu software anterior, crea un asiento de tipo Apertura con su balance.
• Contabilizar le da al asiento su número del año, sin saltos, y solo si cuadra. Lo contabilizado no se edita ni se borra: se corrige con Reversar, que crea el asiento inverso.
• Cerrar el período impide asientos nuevos en el mes. Lo cierra el contador y lo reabre el administrador.

Bancos y conciliación

• En Bancos, Agregar cuenta registra la cuenta corriente con su banco, su número y la cuenta del plan que la representa.
• Importar la cartola lee el CSV o el texto que deja descargar tu banco. Pro DTE propone qué columna es la fecha, la descripción y el cargo y el abono (o el monto con signo), tú lo confirmas, y lo ya importado no se repite.
• Cada movimiento pendiente trae sugerencias: los documentos del mismo monto, primero los del RUT que aparece en la descripción. Un clic deja en borrador el asiento del cobro o del pago, y ese documento no se vuelve a sugerir. Lo que no va a la contabilidad se puede Ignorar.
• Varios documentos cobra o paga varias facturas de la misma contraparte con un solo movimiento: eliges los documentos y Pro DTE muestra cuánto suman (las notas de crédito restan) hasta que coinciden con el movimiento.
• Para comisiones, intereses y otros cargos, elige Otra cuenta. Con la casilla de abajo, Pro DTE recuerda la cuenta para los movimientos cuya descripción contenga ese texto: desde ahí traen su regla, se registran con un clic y Registrar con su regla los registra todos de una vez. Las reglas se quitan en Reglas de la cartola.

Libros y balances

En Libros, con los asientos contabilizados del rango que elijas: libro diario, libro mayor de cada cuenta desde el saldo que traía, balance de 8 columnas, balance clasificado y estado de resultados. Cada uno se descarga en CSV para abrirlo en Excel. El diario, el mayor de todas las cuentas y el balance de 8 columnas también salen en PDF para imprimirlos en hojas foliadas: escribe en Folio inicial el de la primera hoja y cada página lleva el siguiente, con «Van» y «Vienen» al cortar. El balance trae las líneas para la firma del contador y del representante legal.

Quién puede hacer qué

Para contadores

Tu cliente te invita en Usuarios con el rol Contador. Si ya usas Pro DTE, la invitación aparece en el portal, sobre el menú, para aceptarla o rechazarla; si no, te llega un correo para crear tu contraseña. Con varias cuentas, eliges en cuál trabajar en el selector Cuenta, sin cerrar sesión. El rol Contador no administra los usuarios, el plan, las claves de API ni el certificado de tu cliente, y no ocupa cupo de usuarios de su plan (ver Roles y usuarios).

El Escritorio junta las empresas de todas las cuentas que llevas como administrador o contador, con lo pendiente del mes cuyo F29 vence primero y el F29 estimado. Abrir te lleva a la empresa, en su cuenta. Con las casillas eliges varias empresas y, de una vez, Leer el RCV (se lee del SII en los minutos siguientes), Armar centralizaciones, Contabilizar centralizaciones o Cerrar el mes. Cada empresa muestra su resultado bajo lo pendiente, y las que fallan no detienen a las demás.

Si tu cliente todavía no usa Pro DTE, Agregar cliente pide el RUT, la razón social y el nombre y el correo de su representante: Pro DTE crea la cuenta, te deja en ella como contador e invita al representante como administrador, que sube su certificado y, si va a emitir con Pro DTE, contrata su plan.

Plan Contador

Paga la contabilidad de las empresas de tus clientes, cada una en su propia cuenta, y ellos no necesitan un plan de facturación para que la lleves. Las empresas de la cuenta de tu estudio se cobran por empresa. Se contrata en Mi plan, solo o junto a un plan de facturación:

• Hasta 10 empresas: 0,80 UF + IVA al mes.
• Hasta 30 empresas: 1,50 UF + IVA al mes.
• Hasta 100 empresas: 3,00 UF + IVA al mes.
• Cada empresa sobre el tramo suma 0,03 UF + IVA al mes.

Al activar o reactivar la contabilidad de una empresa, elige el Plan Contador de tu estudio en La paga, o pasa a él una empresa ya activa con Pasar el pago a…. Para cancelar el Plan Contador, primero pasa a sus cuentas el pago de las empresas de tus clientes.